鹽城認證、（鹽城iso認證）、鹽城認證 

鹽城認證、（鹽城iso認證）、鹽城認證

  摘要：審核記錄是審核活動的一個重要組成部分，應予以足夠重視。針對公司近年來體系內部審核記錄中存在的問題及原因分析，根據個人工作經驗，總結歸納出一些簡單實用的審核記錄的原則和方法，以促進公司質量管理相關工作。
關鍵詞：現場審核 記錄
在質量管理體系審核中，現場審核記錄是收集審核證據并形成審核發(fā)現全過程的文字記載。必要時，審核記錄可為追溯提供事實依據，也可為下次審核方案的策劃提供參考，以保持審核的連續(xù)性，是審核案卷中最重要的一部分。
公司質量管理體系建立并運行已達7年，期間經歷了大大小小無數次的內外部審核，也培訓和煅練了很多質量體系內審員。審核記錄是審核員在現場審核中的一項基本工作，相信對所有內審員來說都不陌生。作為公司標準質量管理人員，我認為審核記錄的好壞，不僅直接關系到一次質量管理體系審核的質量，也體現了一名審核員把握現場審核的能力。那么如何做好現場審核記錄，提高審核質量呢？對此，我將自己在此項工作中的一些心得、經驗作了收集整理，以供大家參考。
一、公司質量管理體系審核記錄中普遍存在的問題
由于公司內審員都是兼職身分，平常各自工作繁忙，對質量審核工作接觸、了解不多，往往也就是在每年一次的公司質量管理體系內審中才會編制檢查表，記錄審核情況，因此難免會因不熟悉標準條款要求，現場取證經驗不足，在審核技巧或現場把握能力等方面存在一些問題。從公司近幾年質量體系內審的審核記錄來看，主要存在以下幾個方面的問題：
1、
記錄內容與標準條款要求有所偏離，不夠準確。如：5.5.3
“內部溝通”
的審核，常見記錄內容是“經常溝通，非常有效”。
2、
記錄內容有判斷無事實，即記錄中有明確的“符合要求”的結論，但無事實依據。如：7.3.2“設計和開發(fā)的輸入”的審核，記錄內容是“查07128S 07年黔西南農村電信用房工程設計，記錄完整。”該項目設計的開發(fā)輸入的內容是什么、是誰、什么時間輸入的不知道。又如：5.5.1“職責、權限的劃分”審核，記錄內容是“問XXX，回答正確。”答的是什么卻無從知曉，根本無法判定是否符合標準要求。
3、
記錄過于簡單，缺少實際內容，無法作為認證決定的依據。如：8.2.2“顧客滿意”的審核，記錄內容是“有采集記錄及分析結果，需提交公司領導�！庇秩纾�7.5.1“生產和服務提供的控制”審核，記錄內容是“查服務報告，無問題，顧客反饋情況較好�！�
二、審核記錄的作用
根據國標中質量管理相關標準的闡述，審核記錄的作用可概括為記錄審核證據、記錄審核發(fā)現、為審核結論和認證決定提供支持依據三個方面。因此，要滿足以上要求，審核記錄應包括足夠的細節(jié)，使它能反映受審核方質量管理體系的運行情況，判斷認證標準中的各項要求是否得到有效實施。記錄中應記有每個符合的審核發(fā)現及其支持的證據和每個不符合的審核發(fā)現及其支持的證據，用以支持認證決定的判斷。
在審核工作中，按照每一次的審核計劃，審核總體時間是一定的，審核記錄占用時間的多少會直接影響到其它審核活動的時間用量。作為審核員，只有明確了審核記錄的作用，才能更好地把握審核記錄的詳略程度，從而找到審核記錄與其它審核活動的時間平衡點，切實提高現場審核的有效性和效率。
三、審核記錄的記錄原則
從審核記錄的作用，我們可知審核記錄應表述審核證據和審核發(fā)現。但審核證據如何界定？審核證據和審核發(fā)現又該記到什么程度呢？
在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準則有關，但也有的信息與審核目的、范圍、準則無關，后者不是審核證據，前者如果未經證實也不是審核證據，凡是不屬于審核證據的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據和審核發(fā)現的記錄應堅持以下原則：
1、反映抽樣量。審核是通過適當的抽樣進行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產品實物、工作現場等。適當的抽樣，就是審核所獲得的樣本量對總體應有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結論和認證決定的支持，審核員在現場審核時應首先詢問抽樣對象在審核期內的總量，再根據3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細記錄，以明確反映審核抽樣的情況。
2、有可重現、可追溯性。證據的一個重要屬性是“真實”性，審核記錄所反映的審核證據必須是真實存在的，具有可重現性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時，要記下有關文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設備時，要記下有關儀器、設備的編碼/編號。
3、要適度簡明扼要。
實際審核經驗告訴我們，現場審核必須嚴格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進行審核調查。如何做到“適度簡明扼要”，通過一個例子進行說明。
審核某部門正處于所審復核階段的某工程項目是否按規(guī)定進行了設計和開發(fā)的評審、驗證（GB/T19001-2000標準7.3.4、7.3.5條）。檢查該項目的所有《設計文件審核記錄》，一審、所審在規(guī)定時間內完成，《審核記錄》中有審核意見及復核，且內容互為關聯呼應，相關責任人簽字完備，評審、驗證結論為滿足要求，即審核發(fā)現是合格的。
在這種情況下，記錄該項目的名稱和設計編號，各階段/環(huán)節(jié)《設計文件審核記錄》的編號，責任人及相應時間即可，不必詳細記錄《設計文件審核記錄》中的各種數據、意見;如該部門不能提供相應階段的《設計文件審核記錄》，則構成不符合，審核記錄中要特別記錄該時間段;如該部門對此項目的評審、驗證未按公司相關規(guī)定要求進行，或《設計文件審核記錄》中有重要缺項、內容/數據不一致、審核未通過卻放行等，也構成不符合，應同時詳細記錄下相關事實、數據。
四、審核記錄的一些具體方法
在審核工作中，通常運用“問、查、看”的方式進行審核。對照不同方式，結合以往的審核經歷，我大致總結、歸納出一些通用的記錄方法。
（一
通過詢問、交談方式進行審核的記錄方法：
1、
記錄回答、交談者的姓名、職務和所屬部門（審核證據）;
2、
記錄回答問題的要點、主要內容（審核證據）;
3、
記錄對回答問題、交談內容的判斷結論（審核發(fā)現）。
例：問如何進行產品防護？相關職責及相應工作有哪些？
記錄：回答者XXX，市場部主任。產品防護一般分兩個階段，項目進行中的產品防護工作主要由各生產部門、項目組負責，要注意相關資料的保存、保密等。項目完成后的產品防護工作由市場部負責，主要是設計/咨詢文本的出版和分發(fā)，負責設計/咨詢文件的搬運、儲存、包裝等防護工作，并按規(guī)定完善交接手續(xù)，需郵寄的就作機要文件或特快專遞處理。符合公司《設計過程控制程序》、《各部門及各級各類人員職責》規(guī)定。
（二）
通過查閱方式進行審核的記錄方式：
1、記錄受審核人員姓名、職務和所屬部門（審核證據）;
2、記錄所抽查書面材料的名稱和編號（審核證據）;
3、記錄所抽查書面材料的數量;
4、記錄審核判斷結論（審核發(fā)現）。
例： 查公司2007年生產、服務提供工作開展、完成情況。
記錄：問市場部主任張XX，公司2007年《服務報告》共30份。抽查其中編號為GzcdcJL23 SCB07-03、08、09、015、012、020、021、026、030共9份《服務報告》記錄，其中SCB07-015， XXX部門XXX員工參加XXX建設單位XXX項目方案評審會，顧客XXX反饋意見為“不滿意”，市場部未能提供針對此份《服務報告》采取的原因分析及相應措施記錄。詳見不合格報告
（三）對產品進行審核的記錄：
1、記錄產品所處地點（審核證據）;
2、記錄產品特征標記（審核證據）;
3、記錄審核的判斷結論（審核發(fā)現）。
例：查05243S XX中醫(yī)院綜合大樓施工圖設計修改。
記錄：查05243S工程項目共有10次修改，其中2006.10.15.簽發(fā)的《設計修改通知單》 GzptiJL19 JZY-05243S-FJ05修改內容為“根據施工單位技術核定單所提內容，對XX中醫(yī)院綜合大樓施工中問題，作如下處理……”，現場未能提供修改內容中所提到的“施工單位技術核定單”。詳見不合格報告
（四）對過程進行審核的記錄方法：
1、記錄從事/參與此過程工作人員的姓名、職務、資格（審核證據）;
2、記錄此過程工作/作業(yè)名稱（審核證據）;
3、記錄主要工作/作業(yè)內容（審核證據）;
4、記錄審核的判斷結論（審核發(fā)現）。
例：查XXX部門工程勘察工作是否符合公司相關規(guī)定。
記錄：抽查06074Y 遵義電信萬福橋小區(qū)模塊局新建設備安裝工程，《工程勘察記錄》GzptiJL11 SBS-06074Y，勘察地點：遵義，起止時間：2007.3.20-3.24.，勘察人員：朱XX、趙XX。勘察提綱于3.18.經部門負責人劉XX批準�？辈煊涗�、勘察匯報方案結論于3.24.經項目負責人朱XX、部門負責人劉XX批準通過。符合《勘察作業(yè)指導書》、《設計過程控制程序》、《崗位能力評定條件》規(guī)定。
總之，進行現場審核記錄時，審核員應根據具體環(huán)節(jié)和審核現場實際情況，靈活運用各種審核記錄方法，收集記錄有效信息。同時，做好現場審核記錄，提高現場審核質量，與審核員自身的語言表達、溝通、文字書寫能力也有一定關系。但我認為其中最關鍵的，還是審核員是否具有較高的工作責任心，是否重視審核記錄。我相信，只要每一個審核員都能重視做好審核記錄，不怕多寫多練，不斷努力提高自己的審核記錄水平，就能在審核過程中準確、公正、簡潔、清晰地記錄下所收集到的各種證據，使記錄真實可靠，提供符合要求的、可信的審核報告，圓滿完成每一次審核任務。